E-mail authenticatie: voorkom dat je commerciële mails in de spam belanden

Mailproviders zoals Gmail, Hotmail en Yahoo, worden steeds strenger met de bedoeling om e-mails met slechte intenties uit je mailbox te weren. En gelukkig, want er gaat veel spam rond! Maar er is ook een keerzijde. Zo worden ook meer e-mails tegengehouden die wel betrouwbaar zijn. Denk maar aan je commerciële mails en nieuwsbrieven, maar ook bedrijfsondersteunende e-mails, zoals orderbevestigingen, facturen, remindermails, enzovoort, kunnen als ‘onbetrouwbaar’ bestempeld worden. En zo gaat al jouw harde werk misschien wel rechtstreeks naar de spamfolder.

Belanden jouw e-mails vaak in de spam bij jouw klanten? Dat kan, want bij ontvangst van een mail zal de mailbox van de ontvanger enkele technische instellingen controleren. Daarnaast wordt ook de inhoud van je mail grondig gescand. Wordt de mail verzonden zonder authenticatie, dan kan het bericht in de spamfolder belanden of zelfs geweigerd worden.

Jammer, maar helaas is louter het werken met een groot of bekend mailsysteem, zoals bijvoorbeeld Mailchimp, niet voldoende om je mails te beveiligen. Dergelijke systemen hebben meestal wel enkele ingebouwde technische instellingen, waardoor jouw mailscore en -reputatie niet verder achteruit zullen gaan. Maar het is geen duurzame oplossing voor wie nu al een lage score heeft of op de zwarte lijst staat. In dat geval heb je zeker bijkomende acties nodig om ervoor te zorgen dat jouw e-mailcommunicatie opnieuw correct afgeleverd wordt.

E-mail authenticatie als oplossing 

Het proces van e-mail authenticatie bevestigt de echtheid van een e-mail. Met behulp van e-mail authenticatie wordt gecontroleerd of de afzender daadwerkelijk is wie hij beweert te zijn. Zonder goede e-mail authenticatie kunnen oplichters e-mailadressen van bedrijven vervalsen en frauduleuze berichten versturen, die schadelijk zijn voor zowel het bedrijf als de ontvanger. Met de juiste authenticatietechnieken kunnen bedrijven garanderen dat hun e-mails legitiem zijn en niet door onbevoegden worden verzonden. 

Herinner je het verhaal nog van Dominique Persoone, Belgische chocolatier en bekend van Njam en als jurylid in Junior bake off? Zijn bedrijf werd in 2023 op een haar na opgelicht door Franse criminelen. Zijn bedrijf, The Chocolate Line, kreeg een grote bestelling van Action Frankrijk. Of zo leek het toch, want in werkelijkheid probeerden Franse criminelen zijn bedrijf voor zo’n 55.000 euro op te lichten, door een frauduleuze bestelling te plaatsen met gekaapte e-mailadressen van Action. Met dank aan een oplettende chauffeur die het zaakje bij levering niet vertrouwde, werd erger voorkomen.  

Dankzij e-mail authenticatie verklein je de kans dat criminelen jouw e-mailadressen misbruiken om anderen op te lichten en jouw reputatie bijgevolg aan diggelen is.

Bij e-mail authenticatie en mail monitoring implementeren we een DKIM en DMARC op de mails die jullie als bedrijf uitsturen. Deze beveiligingsprotocollen vereisen een minimale wijziging in de DNS-informatie.  

Daarnaast adviseren we ook een screening van jullie mailbox. Jullie huidige mailscore geeft een duidelijk beeld van hoe jullie ervoor staan. Met behulp van een mail monitoring tool kunnen we in kaart brengen welke acties er precies nodig zijn om ervoor te zorgen dat uitgaande mails in de toekomst correct verwerkt worden door mailservers.  

• Mail Monitoring Basic: In dit pakket controleren en updaten we je mail settings en voegen we een authenticatie en verificatie toe op jouw mailbox. 

• Mail Monitoring Plus: Net zoals bij het basic pakket, controleren en updaten we je mail settings en voorzien we je mailbox van een authenticatie en verificatie. Daarnaast zetten we in dit pakket ook mail monitoring op. Concreet betekent het dat we een mail screening uitvoeren met behulp van een monitoring tool. Zo brengen we je huidige mailscore in kaart en maken we een rapport met de resultaten van die screening. 

• Mail Monitoring as a Service: Aangezien technologie blijft evolueren, adviseren we om elke maand of elk kwartaal de mail screening te herhalen. Zo blijven we ervoor zorgen dat de mail settings voor jouw bedrijf up-to-date zijn, je een goede mailscore en -reputatie behoudt én dat jouw mails dus correct blijven toekomen.